Cos’è la PEC?
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che garantisce valore legale simile a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Offre prova certa di invio e consegna, ed è sicura e tracciabile.
Novità dal 1° gennaio 2025
Con la Legge di Bilancio 2025 (art. 1 c. 860 della legge 207/2024), entra in vigore l’obbligo per tutti gli amministratori di società (di capitali e di persone):
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di avere una PEC individuale, separata da quella della società;
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di comunicarla al Registro delle Imprese.
Sia i nuovi amministratori che quelli esistenti devono rispettare l’obbligo.
È fondamentale ricordare che, in caso di cambio amministratore, è opportuno attivare la PEC con un certo anticipo. Infatti, al momento dell’invio della pratica al Registro delle Imprese, viene subito verificata la validità dell’indirizzo PEC: se non risulta attivo, la pratica viene respinta.
Si ricorda inoltre che i verbali devono essere trasmessi entro 30 giorni dalla data di sottoscrizione. Se l’invio viene effettuato l’ultimo giorno utile senza una PEC funzionante, la pratica non sarà protocollata e, in caso di invio tardivo, si incorre in sanzioni.
Chi è coinvolto?
L’obbligo riguarda:
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Amministratori (anche multipli) di Srl, Spa, S.a.p.A., S.r.l.s.;
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Amministratori di S.n.c., S.a.s. o altre società di persone;
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Liquidatori, se incaricati, perché svolgono funzioni gestorie nel periodo di scioglimento.
Non sono coinvolti enti non imprenditoriali come fondazioni o associazioni non commerciali.
Scadenze e modalità
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Dal 1 gennaio 2025, la PEC personale deve essere indicata nelle pratiche del Registro delle Imprese, come costitutive, nomine o rinnovi;
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Per le società esistenti al 1° gennaio 2025, il termine originario era 30 giugno 2025, prorogato dal Ministero al 31 dicembre 2025.
La comunicazione va effettuata in via telematica, tramite i moduli della Camera di Commercio, senza imposta di bollo né diritti di segreteria.
Perché è importante adeguarsi?
Vantaggi legali e operativi:
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Garantisce certa validità legale delle comunicazioni, come la PEC offre prove opponibili in giudizio;
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Consente sicurezza, crittografia e tracciabilità completa;
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Riduce tempi e costi rispetto a notifiche cartacee;
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Favorisce comunicazioni dirette tra Pubblica Amministrazione e amministratore, non solo società.
Rischi in caso di omissione:
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Pratiche di iscrizione/nomeina possono essere sospese o rigettate se manca la PEC;
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Dopo le proroghe, è previsto il rischio di sanzioni e inibizione all’operatività amministrativa.
Come adempiere passo‑passo
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Verifica se già disponi di una PEC personale attiva;
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Se manca: attiva una casella presso un provider autorizzato da AgID (Aruba, Infocert, PosteCert ecc.);
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Trasmetti il tuo indirizzo PEC al Registro delle Imprese tramite i moduli online o tramite un professionista (commercialista);
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Assicurati che la PEC sia personale e non coincidente con quella della società;
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Completa la comunicazione entro il 31 dicembre 2025, secondo la proroga ministeriale.
Conclusione
In sintesi: dal 1° gennaio 2025, ogni amministratore di società italiana deve avere la propria PEC privata e attiva, e comunicarla entro la fine del 2025 al Registro delle Imprese. Si tratta di un obbligo di legge, ma anche di un’opportunità per migliorare trasparenza, sicurezza ed efficienza nei rapporti con la PA e tra soci.
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Articolo a cura del dott. Angelo Barone